概要 #
SANZEシステムのスタンプは、オンライン上で文書にデジタル押印をすることができる機能です。この機能は、伝統的な押印がまだ一般的である一方、デジタル変革が進んでいる日本で人気を博しています。SANZEシステムのスタンプは、物理的な押印に代わる安全で効率的な文書認証の方法です。認印、職制印、カスタム印など、さまざまな種類の印鑑が用意されており、簡単な手順で文書に追加することができます。
スタンプのメイン画面 #
スタンプの機能の画面
| ① | 戻す | ⑦ | ダウンロード |
| ② | ナビゲーションパネルの表示/非表示を設定する | ⑧ | 保存＆承認‐保存のみ/上司への転送/終了承認 ※このボタンをクリックして、保存のみ/上司への転送/終了承認の３つから選択 |
| ③ | ページの表示を設定する | ⑨ | 印鑑のサイズを調整 |
| ④ | 拡大/縮小 | ⑩ | 印鑑の日付を調整 |
| ⑤ | 表示のページを回転する | ⑪ | 印鑑の追加 |
| ⑥ | 元に戻す/やり直し |
スタンプ機能について #
押印機能の４つの機能をご紹介します。
1. 文書を申請する機能 #
本機能は、スマートフォンやタブレット、PCなどのデバイスから直接ド文書をアップロードすることができます。アップロードされた文書は、SANZEシステムで開くことができ、ユーザーは文書に押印することができます。印鑑は様々なサイズやスタイルに調整することができます。押印を押すと、ユーザーはその文書をマネージャーや上司などの承認者に転送できます。
文書を申請する画面
2. 文書を承認する機能 #
もう一つの機能が、オンライン承認機能です。承認者がオンラインで文書を確認し、押印、承認、拒否を行い、送信者にフィードバックすることができます。この機能により、署名や打ち合わせを必要としない合理的な承認プロセスを実現します。また、SANZEの押印機能は複数レベルの承認が可能なため、複数の承認者に文書を転送し、レビューと承認を行うことができます。各承認者は、自分の承認を示す印鑑や署名を追加することができ、承認プロセスの各段階を通して文書を追跡することができます。
文書を承認する画面
3. 印鑑を調整する機能 #
押印では、様々なタイプの印鑑や署名をカスタマイズすることができます。管理者として、認印・職制印・会社印など、さまざまな種類の印鑑をアップロードして管理する機能があります。これにより、組織の公式文書やコミュニケーションにおける一貫性と独自的を確保することができます。さらに、このプラットフォームのユーザーであれば、サイズやその他のデザイン要素を調整することで、自分の署名を調整することができます。これにより、コミュニケーションをパーソナライズし、より自分らしいものにすることができます。
印鑑調整画面
4. 承認終了の文書を管理する機能 #
SANZEのスタンプのひとつに、オンライン文書管理というものがあります。この機能により、ユーザーはプラットフォームを通じて文書のアップロード、プレビュー、ダウンロード、削除を行うことができます。これは、重要な文書の中央保管場所を必要とする組織や、複数の関係者と文書を共有する必要がある場合に、特に有用です。オンライン文書管理機能では、ユーザーはプラットフォームに文書をアップロードし、文書リンクへのアクセスを提供することで簡単に他者と共有することができます。さらに、ユーザーはダウンロードする前にプラットフォーム上で直接文書をプレビューすることができるため、必要な情報を素早く確認し、探し出しやすくなります。不要になった文書は、プラットフォームから簡単に削除することができます。これにより、古い文書や無関係な文書がシステム上に散乱することがなくなり、ユーザーが必要な文書を見つけやすくなります。
承認終了の文書を管理する画面
まとめ #
SANZEのスタンプは、文書申請・承認プロセスの合理化を支援する汎用的なツールであると言えます。文書の申請・承認・管理や、印鑑の調整ができるこの機能は、文書処理にかかる時間を短縮し、効率性を高めることができます。
