スタンプ
スタンプの概要
Last Updated: August 9, 2023概要 SANZEシステムのスタンプは、オンライン上で文書にデジタル押印をすることができる機能です。この機能は、伝統的な押印がまだ一般的である一方、デジタル変革が進んでいる日本で人気を博しています。SANZEシステムのスタンプは、物理的な押印に代わる安全で効率的な文書認証の方法です。認印、職制印、カスタム印など、さまざまな種類の印鑑が用意されており、簡単な手順で文書に追加することができます。 スタンプのメイン画面 スタンプの機能の画面 ① 戻す ⑦ ダウンロード ② ナビゲーションパネルの表示/非表示を設定する ⑧ 保存＆承認‐保存のみ/上司への転送/終了承認※このボタンをクリックして、保存のみ/上司への転送/終了承認の３つから選択 ③ ページの表示を設定する ⑨ 印鑑のサイズを調整 ④ 拡大/縮小 ⑩ 印鑑の日付を調整 ⑤ 表示のページを回転する ⑪ 印鑑の追加 ⑥ 元に戻す/やり直し スタンプ機能について 押印機能の４つの機能をご紹介します。 1. 文書を申請する機能 本機能は、スマートフォンやタブレット、PCなどのデバイスから直接ド文書をアップロードすることができます。アップロードされた文書は、SANZEシステムで開くことができ、ユーザーは文書に押印することができます。印鑑は様々なサイズやスタイルに調整することができます。押印を押すと、ユーザーはその文書をマネージャーや上司などの承認者に転送できます。 文書を申請する画面 2. 文書を承認する機能 もう一つの機能が、オンライン承認機能です。承認者がオンラインで文書を確認し、押印、承認、拒否を行い、送信者にフィードバックすることができます。この機能により、署名や打ち合わせを必要としない合理的な承認プロセスを実現します。また、SANZEの押印機能は複数レベルの承認が可能なため、複数の承認者に文書を転送し、レビューと承認を行うことができます。各承認者は、自分の承認を示す印鑑や署名を追加することができ、承認プロセスの各段階を通して文書を追跡することができます。 文書を承認する画面 3. 印鑑を調整する機能 押印では、様々なタイプの印鑑や署名をカスタマイズすることができます。管理者として、認印・職制印・会社印など、さまざまな種類の印鑑をアップロードして管理する機能があります。これにより、組織の公式文書やコミュニケーションにおける一貫性と独自的を確保することができます。さらに、このプラットフォームのユーザーであれば、サイズやその他のデザイン要素を調整することで、自分の署名を調整することができます。これにより、コミュニケーションをパーソナライズし、より自分らしいものにすることができます。 印鑑調整画面 4. 承認終了の文書を管理する機能 SANZEのスタンプのひとつに、オンライン文書管理というものがあります。この機能により、ユーザーはプラットフォームを通じて文書のアップロード、プレビュー、ダウンロード、削除を行うことができます。これは、重要な文書の中央保管場所を必要とする組織や、複数の関係者と文書を共有する必要がある場合に、特に有用です。オンライン文書管理機能では、ユーザーはプラットフォームに文書をアップロードし、文書リンクへのアクセスを提供することで簡単に他者と共有することができます。さらに、ユーザーはダウンロードする前にプラットフォーム上で直接文書をプレビューすることができるため、必要な情報を素早く確認し、探し出しやすくなります。不要になった文書は、プラットフォームから簡単に削除することができます。これにより、古い文書や無関係な文書がシステム上に散乱することがなくなり、ユーザーが必要な文書を見つけやすくなります。 承認終了の文書を管理する画面 まとめ SANZEのスタンプは、文書申請・承認プロセスの合理化を支援する汎用的なツールであると言えます。文書の申請・承認・管理や、印鑑の調整ができるこの機能は、文書処理にかかる時間を短縮し、効率性を高めることができます。
文書を申請する方法
Last Updated: August 9, 2023以下の操作で、上司に対して一つまたは複数の文書の素早い承認依頼ができます。 注意：承認依頼文書はPDF形式でアップロードする必要があります。ただし、WordやExcel形式で文書をアップロードした場合でも、システムが自動的にPDF形式に変換します。 ステップ１：申請したい文書をアップロードする メニューバーから「スタンプ」をクリックして、押印機能に移動します。 「ドキュメント」ボタンをクリックすると、以下のような画面が表示されます。破線部分をクリックして、ファイルを選択、もしくは、破線部分にファイルをドロップします。 間違えてアップロードした場合は、「ｘ」をクリックするとファイルが削除されます。押印したい文書のアイコンをクリックすると押印画面が表示されます。 ステップ2：文書に押印する 押印したい印鑑を左クリックした後、資料の押印したい箇所にカーソルを移動して、再び左クリックすると、青点線で囲まれた印鑑が表示されます。押印箇所に問題がない場合、ダブルクリックして押印の位置を確定します。 印鑑の種類は役職に応じて変わります。会社印は管理職のみ使用可能です。 ステップ3：上司に承認を要求するために送信する 上司に承認を要求することが必要な場合は、「保存＆承認」>>「上司への送信」をクリックすると、承認の設定画面が表示されます。 承認設定の表に承認者を選択し、メッセージを入力します。 「記憶します」をチェックすると、承認設定の情報が記憶されます。 あなたが最終承認者であれば、「私が最終承認者です」のボックスをチェックします。 最後に「確認」のボタンをクリックします。
文書を承認する方法
Last Updated: August 9, 2023以下の操作で、押印機能を利用して文書を承認することができます。 ステップ1：承認文書が転送されるリストに移動する 依頼された文書を承認するために、「転送のリスト」をクリックします。 まず、文書の内容を確認するために、「閲覧」ボタンをクリックします。 承認・差し戻しする前に、－部を訂正したい場合、「編集」ボタンをクリックすると、PDF編集の編集が使用できます。 ステップ2：文書の承認・差し戻し 文書を承認する方法 文書の内容に問題がなく、承認したい場合、「押印」ボタンをクリックします。 「押印」ボタンをクリックすると、押印画面が表示され、押印を押して、文書を送信することができます。 文書を確認、押印後、承認ワークフローを回すために、「上司への送信」オプションをクリックします。 「上長へ転送」をクリックすると、職員のリストが表示されます。部署を選択し、承認者を選び、メッセージを入力し、確認ボタンを押すと、転送されます。「記憶します」にチェックを入れると、次回から承認者が自動的に選択されて表示されます。「私が最終承認者です」をクリックすると、申請者に資料が送付されます。 文書を差し戻す方法 文書を確認して問題があったり、間違って送信されていた場合には、「差し戻し」ボタンをクリックします。 「差し戻し」ボタンをクリックすると、差し戻しの理由画面が表示されます。 書類不備の場合は、「書類不備」を選択します。テキストボックスにコメントを 入力した後、「差し戻し」をクリックします。 転送先の間違いの場合は、「転送先の間違い」を選択して、正しい転送者を選択してから、「差し戻し」ボタンをクリックします。
印鑑を調整する方法
Last Updated: October 6, 2023様々なタイプの印鑑や署名をカスタマイズすることができます。管理者として、認印、職制印、会社印など、さまざまな種類の印鑑をアップロードして管理する機能があります。以下で、印鑑を調整できます。 ステップ1：「押印」の操作を行う 「ドキュメント」・「転送のリスト」の部分で１ファイルごとに、「押印」ボタンがついています。押印の操作を行うために、このボタンをクリックします。 「ドキュメント」から押印する 「転送のリスト」から押印する ステップ2：印鑑を調整する SANZEのシステムには４つの印鑑があります。 印鑑の種類は役職に応じて変わります。会社印は管理職のみ使用可能です。 ユーザーは、認印と会社印のサイズを調整できます。職制印は、サイズと日付を変更することができます。また、「自分のハンコ」では署名がカスタマイズできます。 印鑑のサイズを調整したい場合 サイズ入力ボックスに数値を入力するか、上下バーで調整して、サイズを決めます。問題がなければ、ダブルクリックすると位置が確定されます。 職制印の日付を変更する場合 日付枠をクリックして日付を直接入力するか、カレンダーのマークをクリックし、カレンダーから日付を選択します。問題がなければ、ダブルクリックすると位置が確定されます。 自分の印鑑をカスタマイズしたい場合 「＋」のボタンをクリックして、署名のオプションを選択します。
資料を管理する方法
Last Updated: October 6, 2023この機能により、ユーザーはプラットフォームを通じて文書のアップロード、プレビュー、ダウンロード、削除を行うことができます。また、ファイルの情報をトラックバックできます。 以下の簡単な操作で、資料を管理できます。 ステップ1：資料を管理する 1．承認資料を管理する 依頼した資料の承認が完了すると、「承認終了」にデータが入っています。 すべての資料を見るためには、「承認終了」をクリックします。 「承認終了」の中にファイルごとにファイル名、最終承認者、最終承認日が表示されます。 2．ゴミ箱を管理する 削除された資料のリストを見るためには、「ゴミ箱」をクリックします。 「ごみ箱」の中にはファイルごとにファイル名、削除日、残り日数が表示されます。 ステップ2：資料の情報をチェックする ドキュメントの画面で、ファイルの状況・転送者・次の承認者・更新日をトラックバックし、操作の状況をチェックできます。
