ファイル管理
ファイル管理の概要
Last Updated: August 3, 2023概要 SANZEのファイル管理は、文書の保管、社内で共有するファイルの管理などの機能です。アップロードされたファイルやフォルダーに対して、変更・削除・移動が可能です。複数のメンバー間でファイルを編集する場合でも、常に最新のファイルが表示されるため、古いファイルを編集するトラブルを防げます。また、バージョン管理、フォルダのアクセス権も設定できます。なお、アクセス権はシステム管理者だけが設定できます。 ファイル管理のメイン画面 ファイル管理のメイン画面 ①ファイル・フォルダを追加する ④ファイルの表示領域 ②フォルダの表示領域 ⑤フォルダのアクセス権を変更する（システム管理者のみ） ③ファイルを変更・移動・削除する ⑥フォルダの詳細 ファイル管理機能について ファイル管理機能の４つの機能をご紹介します。 １．ファイルの追加 本機能では、1つのファイル、または複数のファイルを同時に追加することができます。ただし、同じフォルダ内に、同じ名前のファイルは追加できません。更新通知が設定されている場合、ファイルを追加すると、更新情報が通知されます。 ２．ファイルの変更・移動・削除 アクセス権によって、ファイルの変更・移動・削除が許可されているユーザーは操作可能です。閲覧のみ許可されているユーザーは操作できません。更新通知を設定していても、ファイルを削除する場合、更新情報は通知されません。 ３．ファイルのアクセス権の設定 ファイル管理に保存するデータの中には、決算報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルが含まれる場合があります。そのような場合に、セキュリティを強化したいフォルダにアクセス権を設定すると、フォルダ内のファイル操作を制限できます。ただし、アクセス権の設定は個人ベースではできません。システム管理者に依頼してください。 ４．ファイルのバージョン管理 バージョン管理機能は、現在から指定する時点までの更新ファイルを保持する機能です。システム管理者が機能を有効にしている場合に、ユーザー側で利用できます。更新したファイルが壊れていた場合や、誤ったファイルで更新した場合に、指定する過去のバージョンのファイルと置き換えることができるため、操作ミスによるファイルの紛失を防げます。バージョン管理で保持するファイルは、世代単位（現在からいくつ前のデータであるか）で設定します。実際に設定する世代数は、各ユーザーがファイルを登録する際に設定します。 つまり SANZEのファイル管理機能は、ユーザーがファイルを管理するための包括的で柔軟な機能です。この機能により、ユーザーはファイルやフォルダーを追加してドキュメントを保存したり、情報を更新したりすることができるようになります。また、追加後のファイルには、アクセス権、変更、削除、移動の設定が可能で、必要な時に情報をパーソナライズして保護することができます。常に更新が必要な文書にとって、バージョン管理は非常に便利な機能です。
ファイルのアップロード方法
Last Updated: August 1, 2023ファイルを追加する手順を説明します。1つのファイル、または複数のファイルを同時に追加することが簡単にできます。 ファイルを1つずつ追加する ステップ１：ファイルを追加する 「ファイル管理」に移動します。フォルダ名をクリックし、「ファイルを追加」をクリックします。そしてアップロードするファイルを選択します。 ステップ２：タイトルを入力する どのようなファイルであるかがわかるタイトルを入力すると便利です。 ステップ３：バージョン管理する世代数を選択する 現在からいくつ前のファイルまで、ファイル管理で保持するかを選択します。このバージョン管理を選択しても、後でアップデートすることができます。 ステップ４：ファイルのメモを入力しする ファイルの概要や用途などを記載すると便利です。 ファイルの一覧画面から一括で追加する ファイルの一覧画面では、ドラッグアンドドロップ機能を利用して、ファイルを一括で追加できます。ファイルを一つずつ追加するのと同様に、複数のファイルを一括で追加する場合も、ファイルごとにタイトルを入力したり、バージョンを管理したり、メモを入力することができます。
ファイルを変更・移動・削除する方法
Last Updated: October 6, 2023アクセス権の設定によって、ファイルの変更・移動・削除が許可されているユーザーは操作可能です。 ファイル情報の変更 タイトルやメモ、バージョン管理する世代などのファイル情報を変更する手順を説明します。 ファイル管理に移動します。ファイル情報を変更したいファイルが配置されているフォルダ名をクリックし、ファイル情報を変更したいファイルの タイトルをクリックします。「バージョン」＞＞ 「変更」をクリックし、必要な項目を設定し、「変更」をクリックします。 ファイルの移動 ファイルを別のフォルダに移動する手順を説明します。1件ずつ移動する場合とまとめて移動する場合の２つのタイプがあります。 1件ずつ移動する 移動したいファイルが配置されているフォルダ名をクリックし、移動したいファイルのタイトルをクリックします。「ファイル情報」＞＞「位置を移動」をクリックし、「移動後の親フォルダ」セクションで、移動先のフォルダ名を選びます。 まとめて移動する 移動したいファイルのチェックボックスを選択し、「移動」をクリックします。「移動後の親フォルダ」セクションで、移動先のフォルダ名を選択します。確認画面で、「追加」をクリックします。 ファイルの削除 ファイルを削除する手順を説明します。1件ずつ削除する場合とまとめて削除する場合の２つのタイプがあります。 1件ずつ削除する 「ファイル管理」に移動します。削除したいファイルが配置されているフォルダ名をクリックし、削除したいファイルのタイトルをクリックします。「ファイル本体」＞＞「削除」をクリックし、「削除」をクリックします。 まとめて削除する 削除したいファイルのチェックボックスを選択し、「削除」をクリックします。確認画面で、「削除」をクリックします。
アクセス権の設定方法
Last Updated: October 6, 2023ファイル管理に保存するデータの中には、決算報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルが含まれる場合があります。このため、ファイルの閲覧や更新を制限できるよう、フォルダにアクセス権を設定できます。ただし、アクセス権はシステム管理者だけが設定できます。以下の記述はシステム管理者の設定方法です。 ステップ１：設定の有無を確認する フォルダごとに、ファイルの閲覧や変更・追加が可能なグループやユーザを確認できます。システム管理者によって操作を制限されているフォルダには、フォルダ名の右にアクセス権が設定されているフォルダであることを示す アイコンが表示されます。 アクセス権の内容は、フォルダごとに異なります。閲覧を許可されていないフォルダは表示されません。 ステップ２：設定内容を確認する ファイル管理機能に移動する ダッシュボードからホームページのファイル管理をクリックします。 アクセス権を設定する ファイルの一覧画面で、設定内容を確認するフォルダのフォルダ名 をクリックして、「アクセス権の変更」のボタンをクリックします。本機能には、「閲覧のみ」と「閲覧・変更・追加が可能」の2つの権限があります。 アクセス権の設定内容を確認する ケース１：「閲覧のみ」の権限 本権限では、ファイルの閲覧やダウンロードが可能です。 ケース２：「閲覧・変更・追加が可能」の権限
バージョン管理について
Last Updated: July 26, 2023バージョン管理機能は、現在から指定する時点までの更新ファイルを保持する機能です。更新したファイルが壊れていた場合や、誤ったファイルを更新しまった場合に、指定する過去のバージョンのファイルと置き換えることができるため、操作ミスによるファイルの紛失を防げます。 ファイルを変更する ファイルを追加した後、そのファイルを更新したい場合は、次のようにします。 「ファイル管理」に移動します。変更したいファイルが配置されているフォルダ名をクリックし、変更したいファイルのタイトルをクリックします。「ファイル本体」＞＞「更新」＞＞「ファイルの選択」に進み、ファイルを選びます。 更新履歴を確認する バージョン管理する世代を設定すると、ファイルの詳細画面の「更新履歴」セクションで、設定した世代までの過去のファイルを確認できます。「ダウンロード」をクリックすると、過去のファイルをダウンロードできます。 バージョン管理を3世代に設定したファイルの画面例： 「操作」欄に「更新」とある場合に、ファイルが更新されています。 バージョンを戻す バージョン管理に設定した世代までの過去のファイルは、最新のファイルとして戻すことができます。 バージョンを戻したいファイルのタイトルをクリックします。「更新履歴」セクションで、戻したい世代の「ファイル名」欄の「戻す」をクリックします。
