概要 #
SANZEのファイル管理は、文書の保管、社内で共有するファイルの管理などの機能です。アップロードされたファイルやフォルダーに対して、変更・削除・移動が可能です。複数のメンバー間でファイルを編集する場合でも、常に最新のファイルが表示されるため、古いファイルを編集するトラブルを防げます。また、バージョン管理、フォルダのアクセス権も設定できます。なお、アクセス権はシステム管理者だけが設定できます。
ファイル管理のメイン画面 #
ファイル管理のメイン画面
| ①ファイル・フォルダを追加する | ④ファイルの表示領域 |
| ②フォルダの表示領域 | ⑤フォルダのアクセス権を変更する（システム管理者のみ） |
| ③ファイルを変更・移動・削除する | ⑥フォルダの詳細 |
ファイル管理機能について #
ファイル管理機能の４つの機能をご紹介します。
１．ファイルの追加 #
本機能では、1つのファイル、または複数のファイルを同時に追加することができます。ただし、同じフォルダ内に、同じ名前のファイルは追加できません。更新通知が設定されている場合、ファイルを追加すると、更新情報が通知されます。
２．ファイルの変更・移動・削除 #
アクセス権によって、ファイルの変更・移動・削除が許可されているユーザーは操作可能です。閲覧のみ許可されているユーザーは操作できません。更新通知を設定していても、ファイルを削除する場合、更新情報は通知されません。
３．ファイルのアクセス権の設定 #
ファイル管理に保存するデータの中には、決算報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルが含まれる場合があります。そのような場合に、セキュリティを強化したいフォルダにアクセス権を設定すると、フォルダ内のファイル操作を制限できます。ただし、アクセス権の設定は個人ベースではできません。システム管理者に依頼してください。
４．ファイルのバージョン管理 #
バージョン管理機能は、現在から指定する時点までの更新ファイルを保持する機能です。システム管理者が機能を有効にしている場合に、ユーザー側で利用できます。更新したファイルが壊れていた場合や、誤ったファイルで更新した場合に、指定する過去のバージョンのファイルと置き換えることができるため、操作ミスによるファイルの紛失を防げます。バージョン管理で保持するファイルは、世代単位（現在からいくつ前のデータであるか）で設定します。実際に設定する世代数は、各ユーザーがファイルを登録する際に設定します。
つまり #
SANZEのファイル管理機能は、ユーザーがファイルを管理するための包括的で柔軟な機能です。この機能により、ユーザーはファイルやフォルダーを追加してドキュメントを保存したり、情報を更新したりすることができるようになります。また、追加後のファイルには、アクセス権、変更、削除、移動の設定が可能で、必要な時に情報をパーソナライズして保護することができます。常に更新が必要な文書にとって、バージョン管理は非常に便利な機能です。
